Homeoffice und mobile Arbeit

Immer mehr Unternehmen schicken ihre Beschäftigten in die mobile Arbeit und holen sie nur noch zeitweise ins Büro. Für die Arbeitstage dort buchen sich die Beschäftigten einen Schreibtisch, ihre Arbeitsunterlagen werden während ihrer Abwesenheit vom Office in Rollcontainern aufbewahrt und geparkt. Weniger Büroflächen, geringere Betriebskosten. Aber auch aus anderen betrieblichen Gründen nimmt das Arbeiten von zuhause aus zu. Die wichtigsten Fragen und Antworten zur mobilen Arbeit und Homeoffice für Erwerbstätige und Interessenvertretungen aus Sicht der Gewerkschaft

© Sebastian Gollnow/dpa
Homeoffice
31.05.2023

INHALT

 

Was ist der Unterschied zwischen mobiler Arbeit und „Homeoffice“?

Umgangssprachlich hat sich beim Arbeiten zu Hause der Begriff „Homeoffice“ eingebürgert. Der Begriff „Homeoffice“ ist gesetzlich nicht definiert. Telearbeit ist durch den Gesetzgeber hingegen klar definiert: Die Arbeit erfolgt an einem fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz außerhalb des Betriebes, in der Regel im Zuhause des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin – zu festen Arbeitszeiten. Die Bedingungen sind verbindlich zu vereinbaren und die gesetzlichen Vorschriften zur Telearbeit einzuhalten.

Häufig ergeben sich detailliertere Regelungen zur Durchführung des Homeoffice auch aus dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Erfolgt die Arbeit teilweise im Betrieb und teilweise im Homeoffice, ist von alternierender Telearbeit die Rede. Im Unterschied dazu erbringt der oder die Beschäftigte mobile Arbeit nicht an einem festen Ort, die Arbeit wird stattdessen zum Beispiel im Zug, beim Kunden oder an einem anderen, nicht festgelegten Ort erbracht. -daher sind die Verpflichtungen für den Arbeitgeber nicht ganz so hoch.

Aber gerade wenn vermehrt im Homeoffice gearbeitet wird, gilt: Arbeit darf nicht krank machen. Auch nicht, wenn sie mobile Arbeit genannt wird. Der Arbeits- und Gesundheitsschutz spielt beim Arbeiten im Homeoffice eine ebenso wichtige Rolle wie im Büro.

 

Habe ich ein Recht auf Homeoffice?

Mobile Arbeit kann im Gegensatz zum Homeoffice an unterschiedlichen Orten erbracht werden, also außerhalb der eigentlichen ersten Arbeitsstätte. Das kann die eigene Wohnung sein (deshalb wird Homeoffice derzeit auch oft als Form mobilen Arbeitens betrachtet), das können aber auch unterschiedliche Standorte des Unternehmens sein. Auch wer in einem Café sitzt und dort an seinem Laptop dienstliche Mails beantwortet, arbeitet mobil.

Ein anderes Beispiel sind sogenannte Coworking Spaces, bei denen sich Erwerbstätige aus ganz unterschiedlichen Bereichen für bestimmte Zeiten Arbeitsplätze und Büroinfrastruktur mieten, oder ihr Arbeitgeber hat diese Plätze gemietet. Etwas anders verhält es sich mit dem Cloud Working: Prinzipiell beschreibt Cloud Working das Arbeiten in einer Cloud. In der Cloud werden Daten nicht mehr konventionell auf einem Computer gesichert, sondern für alle Mitarbeiter*innen überall zugänglich gemacht. Egal ob sie sich gerade im Büro oder an anderen Orten aufhalten (siehe Video). Und nicht zu vergessen Handwerker*innen und Außendienstbeschäftigte: Ihre Arbeit bei den Kund*innen vor Ort fällt ebenfalls unter mobile Arbeit, genauso wie Dienstreisen.

 

Kann der Arbeitgeber mich verpflichten, zu Hause zu arbeiten?

Arbeitgeber können zwar im Wege des Direktionsrechts den Arbeitsort bestimmen, aber  nicht über die privaten Wohnräume von Beschäftigten einseitig verfügen. Eine Verpflichtung, zu Hause zu arbeiten, kann auch nicht durch eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung geschaffen werden. Den Beschäftigten dürfen durch die Inanspruchnahme bzw. Nichtinanspruchnahme von Homeoffice keine Nachteile entstehen. Eine Ablehnung der Beschäftigten bedarf keiner Begründung. Die Beschäftigten haben ein sofortiges Rückkehrrecht ins Büro, sobald sie es wünschen.

 

Frei, flexibel, effektiv und grenzenlos

Dank Digitalisierung und Vernetzung ist es heute möglich von unterwegs oder von Zuhause aus zu arbeiten. Mehr als die Hälfte aller deutschen Beschäftigen nehmen dies inzwischen in Anspruch. Die meisten empfinden mobiles, oder teilmobiles Arbeiten als Erleichterung. Doch es gibt auch Fallstricke.

Was sind die Vorteile von mobiler Arbeit/Homeoffice?

  • Erhöhung der Zeitsouveränität
  • Verbesserung von Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Kosten- und Zeitersparnis durch Wegfall der Wegezeiten in den Betrieb

85 Prozent der Beschäftigten, die zu Hause arbeiten, sagten im Frühjahr 2020 bei einer Umfrage des DGB-Index Gute Arbeit, sie könnten sich ihre Arbeit frei einteilen. Von den Bürobeschäftigten sagten das 65 Prozent. Zu Hause lässt es sich einfacher im eigenen Rhythmus arbeiten, die soziale Kontrolle ist geringer. Durch fehlende Fahrtzeiten ins Büro gewinnt man Zeit und spart die Fahrtkosten. Da es sich in der Regel um eine freiwillige Entscheidung handelt bzw. handeln sollte, haben sich die Beschäftigten bewusst auf diese Arbeitsform eingestellt.

 

Was sind die Nachteile von mobiler Arbeit/Homeoffice?

  • Vermischung von Beruf und Privatleben
  • Doppelbelastung bei Erziehungs- oder Pflegeaufgaben
  • Arbeiten während Krankheit oder anderer Verhinderungsgründe (Kind erkrankt u.ä.)
  • Vermehrte Tätigkeiten zu ungünstigen Zeiten (Abendstunden, Wochenende und Feiertage Überstunden
  • Informationsdefizite
  • Schwierige Teamarbeit
  • Verletzung von Vorschriften des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, z.B. ArbeitszeitG
  • Keine geeigneten Räumlichkeiten
  • Mangelnde ergonomische Bedingungen und ständige Erreichbarkeit.

Gerade wer in Pandemiezeiten am Küchentisch seinen Büroarbeitsplatz aufbaut, merkt u.a. schnell, dass es schwierig ist, eine Grenze zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen. Sind die Kitas und Schulen geschlossen, kommt es häufig zu einer Mehrfachbelastung, und die trifft überwiegend Frauen. Viele schauen auch abends noch mal schnell in die E-Mails oder reagieren auf Anrufe. Für eine strikte Abgrenzung braucht man einen guten Arbeits- und Gesundheitsschutz mit entsprechenden Unterweisungen auch für ein gutes Selbstmanagement.

Der Trend zur sogenannten Entgrenzung nimmt zu, ebenso die psychischen Belastungen. Zumindest meinen fast 40 Prozent der befragten Beschäftigten im Homeoffice, dass von ihnen erwartet wird, ständig erreichbar zu sein (DGB-Index Gute Arbeit 2020). Wer zu oft zu Hause arbeitet, gerät in Gefahr, den Kontakt zu den Kolleg*innen zu verlieren und, bei Beförderungen ist man vom Radar der Vorgesetzten verschwunden zu sein. Informelle Absprachen in der Kaffeeküche oder den Bürotratsch verpasst man. Auch deshalb bietet es sich an, alternierend, also im Wechsel zu Hause und im Büro zu arbeiten. Und immer noch gibt es misstrauische Vorgesetzte, die glauben, wer zu Hause arbeitet, schafft nichts.

 

Welche Arbeits-, Pausen und Ruhezeiten gelten im Homeoffice?

Es gelten die gleichen Regelungen beim Homeoffice wie im Betrieb. Vereinbarungen zur Dauer und Lage der Arbeitszeit aus dem Arbeitsvertrag oder entsprechende Regelungen des Tarifvertrages oder von Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sind im Homeoffice einzuhalten. Daneben ist immer auch das Arbeitszeitgesetz einzuhalten, und zwar zu Pausen-, Ruhezeiten und der täglichen Höchstarbeitszeit. 

 

Wird die Arbeitszeit auch beim Homeoffice erfasst?

Nach dem jüngsten Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 besteht in Deutschland eine Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit. Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmer*innen geleisteten Arbeitszeiten erfasst werden kann. Das gilt auch im Homeoffice. Erfolgt die Zeiterfassung mit Hilfe der eingesetzten Informations- und Kommunikationstechnik, hat der Betriebs- bzw. Personalrat ein Mitbestimmungsrecht. 

Hier erfahrt ihr mehr dazu: Arbeitszeiterfassung – was man dazu wissen muss

 

Wer bezahlt die Ausstattung im Homeoffice?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, die für die Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich sind. Für das Arbeiten im Homeoffice ist das z.B. ein internetfähiges Laptop bzw. Handy. Beschäftigte haben keine Verpflichtung, eigene technische Hilfsmittel für die Arbeitstätigkeit zu nutzen.

Nur ausnahmsweise kann durch eine vertragliche Vereinbarung zwischen Beschäftigten und Arbeitgebern eine Pflicht zum Einsatz von Arbeitsmitteln im Eigentum des/der Arbeitnehmer*in begründet werden. Hierzu wird der Begriff „Bring your own device“ verwendet, was sich zumeist auf technische Geräte, wie Mobiltelefon oder Laptop bezieht. Voraussetzung für die Wirksamkeit einer solchen Vereinbarung ist aber, dass die vertragliche Regelung einen angemessenen finanziellen Ausgleich für die Verwendung der privaten Gegenstände vorsieht.

 

Was ist beim Arbeiten im Homeoffice zu beachten?

Auch im Homeoffice gilt das Arbeitsschutzgesetz. Zur Vermeidung von Stress durch nicht funktionierende Technik und Software und zur Sicherung der praktischen Arbeitsfähigkeit ist es wichtig, dass die Beschäftigten angemessene Technik zur Verfügung gestellt bekommen, die sicher, zuverlässig, ergonomisch und gebrauchstauglich ist. Ein technischer Support muss bei Einführung und auch dauerhaft bereitgestellt werden.

Um langfristig negative gesundheitliche Folgen abzuwenden, gelten beim Arbeiten im Homeoffice die Empfehlungen der Unfallversicherungsträger im Hinblick auf die Unterstützung durch technische Ausstattung und die Gestaltung von Arbeitsplätzen. Das sind z.B. Check-Up Homeoffice Kurzversion, FBVW-402 Arbeiten im Home Office, Fachbereich AKTUELL FBVW-043 „Sitz-/Steharbeitstische auch im Homeoffice, Das Haltungs-Abc: Richtig sitzen in Büro oder Homeoffice - Certo - Magazin für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, DGUV Regel 115-401 „Branche Bürobetrieb“. Viel Wissenswertes gibt es auch im Homeoffice – Informationsportal.

 

Müssen Beschäftigte im Homeoffice ständig erreichbar sein?

Nein. Die Arbeitgeber haben kein Recht, die Beschäftigten permanent zu erreichen. Es kommt auf die Regelungen zu Beginn und Ende der Arbeitszeit an, die entweder im Vertrag oder in einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung dazu gefasst sind. Für die Beschäftigten im Homeoffice ist es – beispielsweise – sinnvoll, die Zeiten der Erreichbarkeit an die üblichen Arbeitszeiten der jeweiligen Abteilung anzupassen. Wichtig ist aber: Außerhalb der abgestimmten Zeiten brauchen Beschäftigte nicht erreichbar zu sein und weder Anrufe entgegenzunehmen, noch Aufträge zu bearbeiten.

 

Kann ich Arbeit im Homeoffice von der Steuer absetzen?

Die Aufwendungen für das Arbeiten im Homeoffice sowie die Kosten der Ausstattung können steuerlich geltend gemacht werden, wenn die besonderen Vorschriften zur steuerlichen Berücksichtigung von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (§ 9 Abs. 5 EStG i.V.m. § 4 Abs. 5 S 1 Nr. 6b EStG) vorliegen (BFH 26.2.2014 – VI R 40/12). Voraussetzung ist demnach, dass die/der Beschäftigte keinen anderen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung hat.

Die Aufwendungen können nur dann im vollen Umfang steuerlich geltend gemacht werden, wenn die gesamte betriebliche und berufliche Tätigkeit zu Hause erfolgt. Dabei handelt es sich dann um Telearbeit in Abgrenzung zum gelegentlichen mobilen Arbeiten. Ansonsten ist der steuerliche Abzug auf € 1.250.00 pro Kalenderjahr beschränkt.

Hat der/die Beschäftigte einen Arbeitsplatz im Betrieb, sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer bei mobiler Arbeit auch dann nicht abzugsfähig, wenn die/der Arbeitnehmer*in arbeitsvertraglich verpflichtet ist, in seiner Wohnung einen geeigneten Arbeitsbereich zur Verfügung zu stellen (BFH 26.2.2014 – VI R 40/12).

Während der Corona-Pandemie wurde eine Homeofficepauschale eingeführt, 5 Euro pro Tag im Homeoffice, gedeckelt auf 600 Euro pro Jahr. Mit dem Jahr  2023 wurde sie entfristet, auf 6 Euro am Tag angehoben und kann für 210 Arbeitstage im Jahr angerechnet werden. Damit ergibt sich eine Gesamtsumme von 1260 Euro. Allerdings wird diese „Homeoffice-Pauschale“ in die Werbungskostenpauschale eingerechnet.

Für weitere Fragen steht euch der ver.di Lohnsteuerservice zur Seite.

 

Was, wenn ich im Homeoffice einen Unfall habe? 

Seit 18. Juni 2021 ist im § 8 SGB VII der Unfallversicherungsschutz für Beschäftigte im Homeoffice aufgenommen worden. Der Unfallversicherungsschutz im Homeoffice beschränkt sich künftig nicht mehr nur auf die sogenannten Betriebswege, wie etwa den Weg zum Drucker im anderen Raum oder zum Schrank, in dem sich Bürounterlagen befinden. Vielmehr besteht der gleiche Unfallversicherungsschutz im Homeoffice wie bei der Arbeit im Betrieb. Darüber hinaus sind Beschäftigte, die im Homeoffice arbeiten und ihre Kinder zur Kindertagesstätte bringen bzw. sie abholen, auch abgesichert. Auf diese Weise wurden Lücken im Unfallversicherungsschutz geschlossen und eine Schlechterstellung beseitigt. 

 

Muss sich der Arbeitgeber an den Kosten für Strom, Internet und Heizung im Homeoffice beteiligen?

Je mehr Beschäftigte ihre Arbeit im Homeoffice erbringen, desto weniger Kosten fallen im Betrieb für den Arbeitgeber an. Deshalb besteht häufig ein Interesse des Arbeitgebers, die Arbeit ins Homeoffice zu verlagern.

Liegt keine Vereinbarung darüber vor oder ergibt sich der Anspruch auf Kostenbeteiligung nicht aus dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung, kommt es auf die Gesamtumstände an. Beschäftigte haben einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung zusätzlicher Kosten, wenn das Interesse des Arbeitgebers an der Verrichtung der Arbeit im Homeoffice überwiegt. Im Streitfall können Beschäftigte den Anspruch auf Aufwendungsersatz vor dem Arbeitsgericht durchsetzen.

 

Die wichtigsten FAQs in einer Minute erklärt

ver.di FAQs: Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um das Thema Arbeit und Gewerkschaft. Hier zum Thema Homeoffice: Darf mein Arbeitgeber überprüfen, ob ich wirklich arbeite?

Informationen für Betriebs- und Personalräte 

Bei der Ein- und Durchführung vom Homeoffice wie auch mobiler Arbeit sind Betriebs- oder Personalrat zu beteiligen. Der Arbeitgeber darf nicht einseitig Homeoffice „anordnen“, sondern dafür bedarf es einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen bzw. deren Interessenvertretung. Denn auch wer im Homeoffice arbeitet, zählt weiterhin zu den Arbeitnehmer*innen im Betrieb. Daher üben die Interessenvertreter*innen ihre Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte weiterhin auch in diesen Fällen aus. So muss der Betriebsrat weiterhin darauf achten, dass geltende Verordnungen und Gesetze eingehalten werden. Dazu zählen Arbeitszeit und Gesundheitsschutz. Es bietet sich vor allem an, spezielle Betriebs- und Dienstvereinbarungen auszuhandeln, in denen die betriebsspezifischen Besonderheiten von mobiler Arbeit und Homeoffice geregelt werden.

Wichtig ist die Mitbestimmung auch, wenn es um die Einführung von Verfahren geht, mit denen Arbeit und Leistung kontrolliert werden können. Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber diese Verfahren auch tatsächlich nutzen will.

Mit dem im Frühjahr 2021 verabschiedeten Betriebsrätemodernisierungsgesetz hat der Gesetzgeber ein eigenes Mitbestimmungsrecht für die Ausgestaltung mobiler Arbeit geschaffen. Die Entscheidung, ob mobile Arbeit eingeführt wird, liegt weiterhin beim Arbeitgeber.

 

Wie können die Interessenvertretungen spezielle Bedarfe bei Homeoffice und mobiler Arbeit in den Unternehmen oder Dienststellen regeln?

Die Digitalisierung der Arbeitswelt – und dazu zählen auch mobile Arbeit und Homeoffice – führen häufig zu einer Steigerung der Arbeitsbelastung, zu mehr Zeitdruck und damit zu mehr psychischen Belastungen. ver.di empfiehlt den Interessenvertretungen gemeinsam mit den Beschäftigten die für sie wichtigen Regelungsbedarfe zu identifizieren. Die können dann mit den Arbeitgeber*innen in Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt werden.

Es gibt aber auch Tarifverträge, die die mobile Arbeit/Homeoffice regeln. Ziel ist es, für die Beschäftigten Freiräume für mehr Arbeits- und Lebensqualität zu erschließen. Die technischen Voraussetzungen dafür sind meist vorhanden, allerdings müssen sie auch mit den Beschäftigten in ihrem Sinne ausgestaltet werden. Die Ausstattung des jeweiligen Arbeitsplatzes ist durchaus so ein Regelungsthema. Wichtige Punkte können neben der Regelung von Arbeitszeit und -ort die Bereitstellung von Hard- und Software, aber auch Haftungsfragen, Kostenerfassung und -erstattung, die private Nutzung von Telearbeitsplätzen, die Regelung der Zutrittsrechte des Arbeitgebers sowie die Möglichkeiten für Rückkehrregelungen sein.

Der ver.di-Bereich Innovation und Gute Arbeit sowie die Tarifpolitische Grundsatzabteilung von ver.di haben dazu die Broschüre „Mobile Arbeit: Empfehlungen für die tarif- und betriebspolitische Gestaltung“ herausgegeben. 

 

Wo gibt es schon überall Tarif-, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zu mobiler Arbeit?

In vielen Unternehmen und Branchen hat ver.di in den vergangenen Jahren schon entsprechende Vereinbarungen abgeschlossen. Dabei geht es nicht nur um die Gestaltung von Guter Arbeit, mit solchen Vereinbarungen hoffen die Arbeitgeber*innen auch, attraktiver zu werden, um Fachkräfte besser anwerben und halten zu können. Wichtig ist, dass die Tarifvertragsparteien – also Gewerkschaft bzw. Interessenvertretung und Arbeitgeber – in diesen Vereinbarungen Begriffe wie „mobiles Arbeiten“ definieren. In den meisten Vereinbarungen wird festgelegt, unter welchen Umständen mobil oder in Telearbeit gearbeitet werden kann. Häufig werden auch Leistungs- und Arbeitszeitkontrolle sowie die Ausstattung mit Hard- und Software geregelt, aber auch Arbeitszeit und Erreichbarkeit. Auch wird geklärt, was bei technischen Problemen zu tun ist und wie Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden.

Hier zwei Beispiele:

ZDF: Beim Zweiten Deutschen Fernsehen, ZDF, gilt seit 2020 ein Tarifvertrag zur modernen Arbeit. Ein Teil davon beschäftigt sich mit mobiler Arbeit und Telearbeit. Die Tarifpartner*innen wollten damit einen Ausgleich schaffen zwischen einer zunehmend vernetzten, flexibleren und einer größeren Selbstbestimmtheit zugänglichen Berufstätigkeit und dem damit einhergehenden Risiko einer Entgrenzung von Arbeit und Privatleben. Beim ZDF ist in der Vereinbarung klar geregelt, wer die Kosten für Einrichtung, Wartung und Betrieb des heimischen Arbeitsplatzes übernimmt.

Bayerisches Rotes Kreuz: ver.di und das Bayerische Rote Kreuz verständigten sich 2020 auf eine Regelung zur mobilen Arbeit, mit der sie für eine höhere Motivation der Beschäftigten sorgen und zugleich die Arbeitsqualität und Produktivität steigern wollen. Damit wollen sie den Beschäftigten bei einer lebensphasenorientierten Berufs- und Lebensplanung entgegenkommen, bei der es aber nicht nur darum geht, Beruf und Familie besser vereinbaren zu können, sondern auch Beruf und Gesundheit. Dies soll geschehen durch weitgehend selbstständige, eigenverantwortliche Tätigkeiten im Rahmen von ergebnisorientierten Absprachen.

 

Welche Mitbestimmungsrechte haben die betrieblichen Interessenvertretungen?

Ebenso wie im Büro trägt der Arbeitgeber die Verantwortung dafür, dass Beschäftigte im Homeoffice die Unfallverhütungsvorschriften, die Anforderungen an die Arbeitssicherheit und an eine ergonomische Gestaltung einhalten. Dabei kommt es auch auf ausreichend Platz sowie Lüftungs- und Heizungsmöglichkeiten an. Der Arbeitgeber hat also auch im Homeoffice eine Schutzpflicht gegenüber seinen Arbeitnehmer*innen. Trotzdem hat der Arbeitgeber kein generelles Zutrittsrecht zur privaten Wohnung der Arbeitnehmer*innen – denn die Unverletzlichkeit der Wohnung ist grundrechtlich festgeschrieben und das Hausrecht der Arbeitnehmer*innen wird zivil- und strafrechtlich besonders geschützt.

Gibt es im Unternehmen einen Betriebs – oder Personalrat, stehen diesen bei der Ausgestaltung der Homeoffice-Regeln zwingende Beteiligungsrechte zu. Regelt eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung das Thema Homeoffice, ist diese zu beachten.

Bei der Auswahl und Umsetzung der Maßnahmen hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Ziff. 7 BetrVG und der Personalrat nach § 80 Abs. 1 Nr. 16 BPersVG[1] in Verbindung mit § 3 ArbSchG (Maßnahmen für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz) mitzubestimmen. Ihm steht dabei ein Initiativrecht zu und er ist verpflichtet, dieses zu nutzen, falls der Arbeitgeber untätig ist.